Si l’administratif dévore vos journées, ce n’est pas qu’il y en a tant, c’est qu’il n’a pas de bord. Devis, relances, justificatifs et déclarations ont l’air urgents et arrivent en continu, alors ils s’infiltrent partout tant que vous ne leur fixez pas un créneau dédié et limité, hors duquel ils n’existent pas. Le modèle des 4 Tempéraments Entrepreneuriaux permet de comprendre pourquoi vous le laissez déborder, et par où le contenir. Le Fédérateur le fuit puis le subit dans l’urgence, le Leader le tolère mal et gagnerait à l’externaliser, le Perfectionniste le sur-traite bien au-delà du nécessaire, le Diplomate l’accepte sans jamais poser de limite. L’administratif ne se réduit pas en allant plus vite, il se réduit en lui refusant tout le reste de la journée.
L'administratif s'étale parce qu'il n'a pas de fin
Contrairement à une mission client, une tâche administrative n'a pas de livrable clair ni de date imposée. Elle se dilate donc dans tout l'espace disponible, et elle se glisse partout : entre deux rendez-vous, le soir, le dimanche.
Émietté ainsi, il occupe beaucoup plus de temps que s'il était traité d'un bloc, parce que chaque reprise coûte une remise en route.
Un peu de facturation entre deux missions, des relances le soir, du classement le dimanche.
Jeudi de 14 à 16 heures : facturation, relances, classement. Rien en dehors de ce créneau.
Regroupé, l'administratif prend deux heures. Émietté, il en prend cinq.
Beaucoup de ces tâches peuvent disparaître
Une partie de la charge administrative vient d'habitudes jamais réexaminées. Devis refaits à la main alors qu'un modèle suffirait, relances écrites une par une, justificatifs classés deux fois, tableaux tenus que personne ne lit.
Une revue honnête fait souvent disparaître un tiers du volume, sans outil ni dépense.
Le reste se délègue plus tôt qu'on ne le croit
L'idée qu'il faut attendre d'être gros pour déléguer coûte cher. Quelques heures de comptabilité confiées à un professionnel libèrent souvent plus de valeur qu'elles n'en coûtent, dès les premières années.
Le calcul est simple : si une heure de votre travail facturé vaut plus qu'une heure déléguée, la question est réglée.
Comment votre tempérament peut vous influencer
L'administratif révèle des rapports très différents à la contrainte.
Certains le repoussent jusqu'à l'urgence et le vivent dans le stress. D'autres le sur-traitent, avec un niveau de rigueur que personne ne leur demande. D'autres s'y réfugient parce qu'il est plus confortable que la prospection.
Le réglage utile dépend donc du profil, et le livre le précise.
C’est précisément ce que développe Entreprendre comme vous êtes : quatre manières de fonctionner, et pour chacune, la façon de vendre, de fixer ses prix, de communiquer et de s’organiser sans lutter contre soi-même.
Vous ne connaissez pas encore votre tempérament ?
Questions fréquentes
Pour aller plus loin
Combien de temps l’administratif devrait-il prendre ?
Il varie selon l’activité, mais s’il déborde sur le cœur de votre métier au point de le reléguer au soir, c’est un signal clair qu’il faut le cadrer.
Faut-il déléguer sa gestion administrative ?
Dès que votre temps facturable vaut plus que le coût de la délégation, c’est souvent rentable. Avant cela, cadrer et automatiser suffit généralement.
Comment ne plus être interrompu par les mails ?
Fermez la messagerie en dehors de plages dédiées. Peu de messages exigent une réponse dans la minute, et les traiter par blocs fait gagner un temps considérable.